Die gif definiert den Leerstand als kurzfristig verfügbares Flächenangebot. Er wird ermittelt aus der Summe aller fertiggestellten Büroflächen, die zum Erhebungszeitpunkt ungenutzt sind, zur Vermietung, zur Untervermietung oder zum Verkauf an einen Eigennutzer angeboten werden und innerhalb von drei Monaten zur Verfügung stehen. Der Leerstand spiegelt also die kurzfristige Verfügbarkeit von Büros wider.
In den meisten Fällen wird auch eine Leerstandsquote ausgewiesen, die den Leerstand ins Verhältnis setzt zum gesamten Büroflächenbestand. Die Angaben seitens der Marktteilnehmer variieren aufgrund unterschiedlicher Erhebungen und Definitionen zum Teil erheblich. Tendenzen lassen sich aber dennoch erkennen. Gerade die Quote auf Basis des Gesamtbestandes kann abweichen. An einigen Standorten, wie München, Frankfurt, Berlin oder Hamburg wurde durch BulwienGesa eine Gesamterhebung in den letzten Jahren durchführt. Entscheidend ist die sorgfältige Weiterschreibung dieser Zahl durch die Marktteilnehmer.
Der Büromieter lernt durch diese Zahl, wie gut ein kurzfristiger Umzug zu realisieren ist. Noch aussagefähiger sind Zahlen zum Leerstand in bestimmten Lagen, wie zum Beispiel der Innenstadt. Nur so lässt sich ablesen, ob ein Umzug ins Wunschquartier durch ein entsprechendes Angebot funktioniert. Einige Marktteilnehmer weisen diese Kennzahlen für einzelne Lagen aus. Problematisch ist jedoch die Lagendefinition, die an einigen Standorten nicht einheitlich verwendet wird.