Jahresabrechnung

Die Jahresabrechnung findet nach Ablauf des vierten Quartals statt. Im Rahmen der Kostenberechnung werden unter anderem die Betriebskosten einer Bürofläche exakt berechnet, die während des vergangenen Jahres angefallen sind. Die Betriebskosten umfassen die Ausgaben, die durch Unterhalt, Verwaltung und Nutzung der angemieteten Fläche verursacht worden sind und auf den Mieter umgelegt werden können. Eine genaue Definition für Betriebskosten in Unternehmen gibt die Betriebskostenverordnung.
 
Die Jahresabrechnung ist notwendig, da gewerbliche Mieter in der Regel eine monatliche Pauschale als Nebenkostenzahlung an den Vermieter oder an die Immobilienverwaltung überweisen. Die Höhe des Abschlags legt der Vermieter auf Basis der Ausgaben des vergangenen Jahres und der Ausgabenplanung des kommenden Jahres fest. Das ist jedoch lediglich eine Schätzung. Die tatsächlichen Ausgaben lassen sich erst nach Abschluss des Jahres anhand der vorliegenden Kostenabrechnungen genau bestimmen. Im Rahmen der Jahresabrechnung verrechnet der Vermieter bereits geleistete Zahlungen des Mieters mit den tatsächlich angefallenen Kosten. Abhängig von dem Ergebnis steht dem Mieter ggf. eine Rückzahlung zu oder ihm flattert eine Zahlungsaufforderung für ausstehende Kosten ins Büro.
 
Der Gesetzesgeber stuft gewerbliche Mieter – anders als private Mieter – als ebenbürtige und nicht als schwächeren Vertragspartner ein. Gewerbliche Mieter genießen daher einen geringeren gesetzlichen Schutz. Dafür erhält er mehr Verhandlungsspielraum. Denn: Für welche Betriebskosten Mieter einer Gewerbefläche gerade stehen müssen, legen Vermieter und Mieter in dem Mietvertrag individuell fest. Neben den gängigen umlagefähigen Betriebskosten können Vermieter den Mieter an weiteren Betriebskosten beteiligen, die nicht in der Betriebskostenverordnung aufgenommen sind. Dazu gehören Verwaltungs-, Instandhaltungs- und Wartungskosten der Immobilie. Diese müssen jedoch im Mietvertrag in Höhe und Umfang hinreichend bestimmt sein, damit die Vereinbarung gültig ist.