Effizient Büroflächen mieten

Die Antwort auf die Frage, welches Büro hätten Sie denn gern, fällt nicht immer leicht. Umso wichtiger ist es, die im Fokus stehenden Büroflächen vergleichbar zu machen. Ein zentraler Aspekt ist die Flächeneffizienz von Büroflächen. Sie definiert sich über das Verhältnis von Nutzen und Ertrag zu Aufwand und Kosten.

Insgesamt stehen vier Flächentypen zur Auswahl:

• Flächentyp A: Effiziente Büroflächen bei niedrigen Kosten
• Flächentyp B: Effiziente Büroflächen bei hohen Kosten
• Flächentyp C: Inneffiziente Büroflächen bei niedrigen Kosten
• Flächentyp D: Inneffiziente Büroflächen bei hohen Kosten

Auf den ersten Blick scheint Flächentyp D von vornherein auszuscheiden. Doch wie so oft steckt der Teufel im Detail. Die Anmietung von ineffizienten Büroflächen bei hohen Kosten kann nämlich sinnvoll sein, wenn Repräsentativität wichtiger ist als Kosten. Flächentyp D kann deshalb für diese Mietergruppe durchaus eine logische Wahl darstellen.

Außer Acht zu lassen brauchen diese Büromieter die Wirtschaftlichkeit ihrer künftigen Flächen aber nicht. Zwischen den diversen Angeboten, die es innerhalb eines bestimmten Flächentyps gibt, lässt sich ebenfalls eine aussagekräftige Vergleichbarkeit erzielen.

Büroflächen vergleichbar machen

Dies gelingt anhand der Flächenkennziffer. Mit ihr lässt sich aufzeigen, wie effizient eine Bürofläche genutzt werden kann. Die Berechnungsformel hierfür lautet:

Flächenkennziffer = (angemietete Nettofläche m²): (Anzahl der Mitarbeiter)

Folgende Beispielsrechnung verdeutlicht den Effekt:

Bürofläche 1 in Immobilie A:
1.200 m² : 70 Mitarbeiter = 17,4 m²/Mitarbeiter
Mietpreis: 13,50 Euro/m² = 16.200 Euro/Monat

Bürofläche 2 in Immobilie B:
1.400 m² : 70 Mitarbeiter = 20 m²/Mitarbeiter
Mietpreis: 12,00 Euro/m² = 16.800 Euro/Monat

Legt man den reinen Quadratmeterpreis zu Grunde, erscheint Bürofläche 1 zunächst teurer. Doch der Eindruck täuscht, da durch die bessere Flächenstruktur gegenüber Bürofläche 2 rund 200 m² weniger angemietet werden müssen. Pro Monat spart der Mieter, der sich für Bürofläche 1 in Immobilie A  entscheidet also 600,00 Euro pro Monat. Bei einem Mietvertrag über fünf Jahren summiert sich das auf einen nicht unbeträchtlichen Betrag von 36.000 €.

Belegungsplanung macht Büroflächenvergleich möglich

Um derartige Vergleichsrechnungen sinnvoll durchführen zu können, ist im Vorfeld die Erstellung einer Belegungsplanung für die jeweiligen Flächen erforderlich. Durch diese wird  ersichtlich, wie viele Arbeitsplätze auf einer Bürofläche untergebracht werden können. Eine Belegungsplanung kann in der Regel beim Vermieter, aber auch bei den meisten Immobilienmaklern angefordert werden. Durch die Beauftragung eines Maklers profitieren Bürosuchende zudem von dessen Wissen über die Vergleichbarkeit von Büroflächenangeboten.

Einzel- oder Großraumbüro, das ist die Frage

Die Gründe, warum Fläche nicht gleich Fläche ist, liegen an Faktoren wie dem Achsraster, der Raumtiefe oder der Deckenhöhe, durch die sich die einzelnen Gebäude voneinander unterscheiden. Wie viele Quadratmeter pro Mitarbeiter tatsächlich benötigt werden, hängt letztlich entscheidend von der gewählten Büroform ab. So ist die benötigte Fläche in Großraumbüros oder Zellenbüros geringer als in Einzelbüros.

Allerdings ist es mit einem Mehr an Arbeitsplätzen auf der gleichen Fläche nicht immer getan, da dies zu Lasten der Mitarbeiterzufriedenheit gehen kann. Beispielsweise gibt es arbeitsmedizinische Argumente, die auf die negativen Einflüsse auf die Psyche und Gesundheit in Großraumbüros hinweisen. Insbesondere hinsichtlich der drei Parameter Licht, Luft und Lärm unterscheiden sich große und kleinere Büroformen signifikant voneinander. Aber auch die Einführung von Desk-Sharing und Flexible-Office-Strukturen bedeuten eine Herausforderung für das Unternehmen und seine Mitarbeiter. Eine gute Kommunikation und Einbindung der Belegschaft in Form eines Change-Managements kann deshalb beim Umzug hilfreich sein und die Akzeptanz maßgeblich erhöhen. 

Für die ganzheitliche Bewertung von Büroflächen sind neben der Flächeneffizienz noch folgende Themen entscheidend:

• Nebenkosten, einmalige Kosten (z. B. Ausbau, Umzug)
• Einmalige Incentives des Vermieters (z. B. mietfreie Zeiten, Zuschüsse)
• Flexibilität der Flächen
• Lage – z. B. in Bezug auf ÖPNV, Individualverkehr, Umgebungsqualität
• Ausbaustandards / Ausstattung der Fläche
• Repräsentativität – äußeres und inneres Erscheinungsbild