Arbeiten im Homeoffice mit Cloud statt Papier
08.06.2020

Digitalisierung in der Corona-Pandemie: Tschüss Papier, hallo Cloud!

Einige Unternehmen halten nach wie vor am guten, alten Papier fest. Dabei bieten digitale Strukturen vor allem in Zeiten der Corona-Pandemie weitreichende Vorteile. Wir sagen Ihnen, warum Sie Ihr Unternehmen durch den Abschied vom Papier zukunftsfähig und effizienter machen.

In der Corona-Pandemie stehen viele Büroräume leer. Der heimatliche Küchentisch ist auf unabsehbare Zeit zum dauerhaften Arbeitsplatz der Mitarbeiter geworden. In diesem Zuge ist eine dezentrale Ablage von Kundenbriefings, Kalkulationen und Abgabeterminen besonders wichtig geworden, um einen flexiblen Zugriff aus dem Homeoffice zu ermöglichen. Wer bis jetzt noch auf Papier gesetzt hat, muss umdenken, damit die Prozesse nicht zu sehr ins Stocken geraten. Planlos sollten Sie die Digitalisierung des Unternehmens jedoch nicht anschieben, denn die Veränderung der vorhandenen Strukturen verändert auch die Arbeitsweise des Teams. 

Datensicherheit hat Priorität

Hackerangriffe, Trojaner oder gelöschte Geschäftsbriefe gefährden die Stabilität einer Firma. Eine übergeordnete Rolle spielt daher die Sicherheit von abgespeicherten Daten. Für diese können Sie selbst sorgen: Mit Hilfe von sorgfältig ausgewählten Anwendungen und Cloud-Diensten transferieren Sie Informationen verschlüsselt in die Cloud und organisieren, wer diese einsehen kann und wer nicht. 

Sensible Daten sollten immer über einen passwortgeschützten Login-Bereich gesichert sein; Zugriffsrechte können Sie auf diese Weise flexibel vergeben oder wieder einkassieren. Wie sicher Ihre Firmendaten in der Cloud aufgehoben sind, hängt auch von der Stärke des gewählten Passworts ab. Besonders schwer zu knacken sind Passwörter, die sich aus zufällig gewählten Zahlen, Zeichen und Buchstaben zusammensetzen und mindestens acht Anschläge aufweisen. Experten raten bei der Ablage von hochsensiblen Daten sogar zu einer Passwortlänge von 20 Zeichen. 

Daneben können Sie eine weitere Hürde für Hacker aufbauen: die Zwei-Faktor-Authentisierung. Diese verlangt neben dem Benutzernamen und dem Passwort noch eine weitere Angabe, um Zugang zur Cloud zu erhalten. Das kann unter anderen eine TAN, ein PIN oder auch die Nummer einer Chipkarte sein.

Digitalisierung von Dokumenten - rechtliche Vorschriften
Quelle: istock.com/http://www.fotogestoeber.de)

Rechtsrelevante Unterlagen richtig digitalisieren

Papier benötigten Unternehmen jedoch nicht nur für Ausdrucke von Handouts, Briefings und Co., sondern auch für das Aufsetzen von rechtsrelevanten Dokumenten. Aber können digitale Verträge, Kreditanträge oder Geschäftsbriefe bei juristischen Konflikten genauso herangezogen werden wie ihre Pendants auf Papier? 

Generell sind digitale Dokumente genauso als Mittel vor Gericht zugelassen wie ausgedruckte. Allerdings müssen sie spezielle Voraussetzungen erfüllen, um dort auch anerkannt zu werden. Einige Dokumente benötigen dafür eine persönliche Unterschrift. Diese Signierung ist digital inzwischen auf verschiedenen Sicherheitsniveaus möglich. Zu den sichersten Varianten zählt die Unterschrift per Chipkartenleser und „sicherer Signaturerstellungseinheit“ (SSEE). 

Eine nachträgliche Veränderung wichtiger Geschäftsvereinbarungen ist mit dem richtigen Computerprogramm ebenfalls nicht mehr möglich. Einige Anwendungen halten die Änderungsdaten eines Dokuments fest. Dadurch können Sie nachprüfen, ob dieses nachträglich angefasst wurde. Weitere Informationen zur Rechtslage bei geschäftlicher Kommunikation in digitaler Form gibt Ihnen das Bundesministerium für Finanzen im Rahmen der „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD. 

 

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Kosten-, Platz und Zeiteinsparung

Die Anschaffung von Toner, Briefmarken und nicht zuletzt Papier nagen an der Unternehmenskasse. Wandern die Dokumente danach in einen Ordner zur Archivierung, müssen auch diese noch angeschafft werden. Mit einem papierlosen oder papierarmen Büro, senken Sie diese Ausgaben. 

Die digitale Archivierung wichtiger Daten spart noch an anderer Stelle: am Platz. Informationen, die über Jahre in meterlangen Aktenschränken aufbewahrt werden, dampfen Sie über die Digitalisierung und Sicherung auf externen Festplatten auf ein Minimum ein. 

Das wohl angenehmste an der Digitalisierung eines Unternehmens ist jedoch, dass Mitarbeiter die benötigten Informationen über wenige Eingaben am Computer vom Arbeitsplatz aus abrufen können, anstatt sich aufwendig durch einen Papierdschungel zu blättern. Das verbessert die Effizienz des Unternehmens und schont die Nerven der Mitarbeiter. Gerade im Homeoffice.

 

Quellennachweis Headerbild: istock.com/courtneyk