Die Einführung moderner Bürokonzepte wie Desk-Sharing- und Flexible-Office-Strukturen bedeutet eine erhebliche Herausforderung an das Unternehmen und die von der Veränderung betroffenen Mitarbeiter. Umso wichtiger ist es, ein klares Projektkonzept aufzustellen, und zwar rechtzeitig, bevor derartige Arbeits- und Bürovorhaben umgesetzt werden. Abhängig von der Vision sollte es folgende Punkte enthalten:
» Ziele und Rahmenbedingungen
» Strategien zur Umsetzung
» Entwicklung detaillierter Konzepte
» Umsetzung
» Wirkungskontrolle
Außerdem hat es sich als vorteilhaft erwiesen, die Veränderungen durch Change Management und Projektmonitoring zu begleiten.
In erster Linie geht es bei Überlegungen zu Desk Sharing und Flexible Office darum, Einsparpotenziale zu generieren. Aus diesem Grund werden zumeist ausschließlich Flächen reduzierende Effekte ins Auge gefasst. Tatsächlich fallen die Flächeneinsparungen selten so hoch aus, wie es im Moment der Planung aussieht. In der Regel entstehen im Bürogebäude Kompensationsflächen für „Notarbeitsplätze“.
Des Weiteren werden die Büros zu Kunden oder in die Privatwohnungen der Mitarbeiter ausgelagert, wenn diese dort arbeiten sollen.
Aus diesen Gründen empfiehlt es sich, nicht nur eine Flächenreduzierung anzustreben, sondern auch die positiven Effekte einer flexibleren Arbeitsweise für das Unternehmen wirtschaftlich zu nutzen. Denn im Zeitalter vom Arbeitsplatz 4.0 geht es um Digitalisierung, Vernetzung und Flexibilität.