Anders als bei einer Videokonferenz oder einem Livemeeting können sich die Teilnehmer einer Telefonkonferenz während des Gesprächs nicht sehen. Mimik und Gestik fallen daher als Kommunikationsmittel aus. Daher gelten bei Telkos spezielle Regeln, damit das Gespräch nicht im Chaos versinkt und Projekte vorangetrieben werden können.
- Es gibt zwei verschiedene Arten der Telekonferenz: die Dial-in-Konferenz („dial-in“ engl. für „anwählen“) und die Dial-out-Konferenz. Bei Letzterer werden die Teilnehmer von dem Moderator der Telko angerufen und hinzugeschaltet; bei der Dial-in-Konferenz wählen sich die Teilnehmer - oftmals mit Hilfe eines Einwahlcodes und eines Konferenz-Pin-Codes - selbstständig ein.
Eine Telko sollte von einem Moderator begleitet werden, der das Gespräch lenkt und den Ablauf strukturiert. Dabei hat dieser ein besonderes Augenmerk darauf, dass jeder der Teilnehmer zu Wort kommt, keiner unverhältnismäßig viel Redezeit beansprucht und offene Fragen geklärt werden.