Telefonkonferenzen sind in der Corona-Krise ein wichtiges Kommunikationsmittel. Auch mit vielen Teilnehmern führt das Meeting am Telefon zum Erfolg – wenn es richtig moderiert wird.
Die Corona-Krise zwingt viele von uns für längere Zeit ins Homeoffice. Trotz Kontakteinschränkungen müssen Prozesse und Kommunikation jedoch so normal wie möglich weiterlaufen, um das Unternehmen nicht zu gefährden. Neben dem Videocall am Laptop ist auch das Telefonat ein praktischer Kommunikationsweg, um mit den Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben. Steht eine Telefonkonferenz (kurz Telko) mit drei oder noch mehr Teilnehmern an, sollte diese sorgfältig geplant und durchgeführt werden, damit das Gespräch gelingt.
Anders als bei einer Videokonferenz oder einem Livemeeting können sich die Teilnehmer einer Telefonkonferenz während des Gesprächs nicht sehen. Mimik und Gestik fallen daher als Kommunikationsmittel aus. Daher gelten bei Telkos spezielle Regeln, damit das Gespräch nicht im Chaos versinkt und Projekte vorangetrieben werden können.
Eine Telefonkonferenz gliedert sich grob in drei Abschnitte: der Vorbereitung, dem Gespräch und der Nachbereitung. Während der Vorbereitung gehört es zu den Aufgaben des Moderators, eine Teilnehmerliste zu erstellen, die eingeladenen Teilnehmer über den Zeitpunkt des Meetings, die geschätzte Dauer sowie das Thema zu informieren und gegebenenfalls eine Einwahlnummer bekannt zu geben.
Sobald das Meeting beginnt, begrüßt der Moderator jeden Teilnehmer und stellt diesen – sofern sie sich untereinander nicht kennen - der übrigen Runde vor. Wenn alle der Telko zugeschaltet wurden, gibt der Moderator eine kurze Vorschau auf die Struktur des geplanten Gesprächs und skizziert Ziele. Nachdem ein Protokollant festgelegt wurde, kann das Meeting am Telefon beginnen. Wichtigste Regel: Wer etwas sagen möchte, meldet eine Wortmeldung an. Der Moderator erteilt dann das Wort.
Am Ende des Meetings muss klar werden, welche Ziele durch das Gespräch erreicht worden, welche neuen Fragen hervorgegangen und welche neuen Erkenntnisse erarbeitet worden sind. Damit alle Teilnehmer denselben Stand haben, erhalten diese nach Abschluss der Telko das ausgearbeitete Gesprächsprotokoll per Mail.
Don’ts:
Dos
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