Telefonkonferenzen: Tipps zur Vorbereitung und Durchführung

Anders als bei einer Videokonferenz oder einem Livemeeting können sich die Teilnehmer einer Telefonkonferenz während des Gesprächs nicht sehen. Mimik und Gestik fallen daher als Kommunikationsmittel aus. Daher gelten bei Telkos spezielle Regeln, damit das Gespräch nicht im Chaos versinkt und Projekte vorangetrieben werden können. 

• Es gibt zwei verschiedene Arten der Telekonferenz: die Dial-in-Konferenz („dial-in“ engl. für „anwählen“) und die Dial-out-Konferenz. Bei Letzterer werden die Teilnehmer von dem Moderator der Telko angerufen und hinzugeschaltet; bei der Dial-in-Konferenz wählen sich die Teilnehmer - oftmals mit Hilfe eines Einwahlcodes und eines Konferenz-Pin-Codes - selbstständig ein.

Am Ende des Meetings muss klar werden, welche Ziele durch das Gespräch erreicht worden, welche neuen Fragen hervorgegangen und welche neuen Erkenntnisse erarbeitet worden sind. Damit alle Teilnehmer denselben Stand haben, erhalten diese nach Abschluss der Telko das ausgearbeitete Gesprächsprotokoll per Mail. 

Don’ts: 

• mit größerer Teilnehmerzahl ohne Moderator eine Telko abhalten 
• andere Teilnehmer nicht ausreden lassen
• sich während des Meetings einer geräuschintensiven Nebentätigkeit widmen 
• Teilnehmer einander nicht vorstellen
• Verbindungsprobleme eines anderen Teilnehmers ignorieren
• sich auf Dokumente beziehen, die den anderen Gesprächsteilnehmern nicht zur Verfügung stehen
• Technik nicht beherrschen

Dos

• Rückzugsraum suchen, in dem Sie ungestört telefonieren können
• statt Tastatur handschriftliche Notizen machen, um störende Geräusche zu vermeiden
• Mikrofon richtig ausrichten
• deutlich, laut, langsam und verständlich sprechen 
• bei Bezug auf einen Wortbeitrag den Namen des entsprechenden Teilnehmers nennen
• eigenes Mikrofon auf stumm schalten, wenn ein anderer Teilnehmer spricht

(Urheberrechtsvermerk Headerbild: istock.com/Martin Barraud)