Telefonkonferenz im Büro mit mehreren Teilnehmern

04.05.2020

Telefonkonferenzen: Tipps zur Vorbereitung und Durchführung

Telefonkonferenzen sind in der Corona-Krise ein wichtiges Kommunikationsmittel. Auch mit vielen Teilnehmern führt das Meeting am Telefon zum Erfolg – wenn es richtig moderiert wird.

Die Corona-Krise zwingt viele von uns für längere Zeit ins Homeoffice. Trotz Kontakteinschränkungen müssen Prozesse und Kommunikation jedoch so normal wie möglich weiterlaufen, um das Unternehmen nicht zu gefährden. Neben dem Videocall am Laptop ist auch das Telefonat ein praktischer Kommunikationsweg, um mit den Kollegen und Kunden in Kontakt zu bleiben. Steht eine Telefonkonferenz (kurz Telko) mit drei oder noch mehr Teilnehmern an, sollte diese sorgfältig geplant und durchgeführt werden, damit das Gespräch gelingt.

Herausforderung einer Telefonkonferenz

Anders als bei einer Videokonferenz oder einem Livemeeting können sich die Teilnehmer einer Telefonkonferenz während des Gesprächs nicht sehen. Mimik und Gestik fallen daher als Kommunikationsmittel aus. Daher gelten bei Telkos spezielle Regeln, damit das Gespräch nicht im Chaos versinkt und Projekte vorangetrieben werden können.

Es gibt zwei verschiedene Arten der Telekonferenz: die Dial-in-Konferenz („dial-in“ engl. für „anwählen“) und die Dial-out-Konferenz. Bei Letzterer werden die Teilnehmer von dem Moderator der Telko angerufen und hinzugeschaltet; bei der Dial-in-Konferenz wählen sich die Teilnehmer - oftmals mit Hilfe eines Einwahlcodes und eines Konferenz-Pin-Codes - selbstständig ein.

Eine Telko sollte von einem Moderator begleitet werden, der das Gespräch lenkt und den Ablauf strukturiert. Dabei hat dieser ein besonderes Augenmerk darauf, dass jeder der Teilnehmer zu Wort kommt, keiner unverhältnismäßig viel Redezeit beansprucht und offene Fragen geklärt werden.

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Ablauf der Telefonkonferenz: Agenda vorbereiten und strukturiert moderieren

Eine Telefonkonferenz gliedert sich grob in drei Abschnitte: der Vorbereitung, dem Gespräch und der Nachbereitung. Während der Vorbereitung gehört es zu den Aufgaben des Moderators, eine Teilnehmerliste zu erstellen, die eingeladenen Teilnehmer über den Zeitpunkt des Meetings, die geschätzte Dauer sowie das Thema zu informieren und gegebenenfalls eine Einwahlnummer bekannt zu geben.

Sobald das Meeting beginnt, begrüßt der Moderator jeden Teilnehmer und stellt diesen – sofern sie sich untereinander nicht kennen - der übrigen Runde vor. Wenn alle der Telko zugeschaltet wurden, gibt der Moderator eine kurze Vorschau auf die Struktur des geplanten Gesprächs und skizziert Ziele. Nachdem ein Protokollant festgelegt wurde, kann das Meeting am Telefon beginnen. Wichtigste Regel: Wer etwas sagen möchte, meldet eine Wortmeldung an. Der Moderator erteilt dann das Wort.

Abschluss des Besprechung: Zusammenfassung der wichtigsten Gesprächspunkte

Am Ende des Meetings muss klar werden, welche Ziele durch das Gespräch erreicht worden, welche neuen Fragen hervorgegangen und welche neuen Erkenntnisse erarbeitet worden sind. Damit alle Teilnehmer denselben Stand haben, erhalten diese nach Abschluss der Telko das ausgearbeitete Gesprächsprotokoll per Mail.

Don‘ts und Dos bei Telekonferenzen

Don’ts:

mit größerer Teilnehmerzahl ohne Moderator eine Telko abhalten
andere Teilnehmer nicht ausreden lassen
sich während des Meetings einer geräuschintensiven Nebentätigkeit widmen
Teilnehmer einander nicht vorstellen
Verbindungsprobleme eines anderen Teilnehmers ignorieren
sich auf Dokumente beziehen, die den anderen Gesprächsteilnehmern nicht zur Verfügung stehen
Technik nicht beherrschen

Dos

Rückzugsraum suchen, in dem Sie ungestört telefonieren können
statt Tastatur handschriftliche Notizen machen, um störende Geräusche zu vermeiden
Mikrofon richtig ausrichten
deutlich, laut, langsam und verständlich sprechen
bei Bezug auf einen Wortbeitrag den Namen des entsprechenden Teilnehmers nennen
eigenes Mikrofon auf stumm schalten, wenn ein anderer Teilnehmer spricht

(Urheberrechtsvermerk Headerbild: istock.com/Martin Barraud)