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31.08.2020
Don’ts in Meetings – Diese Benimmregeln gelten bei Konferenzen
Wenn sich das Team zur Konferenz trifft, geht es meist darum, gemeinsam ein konkretes Ziel in möglichst kurzer Zeit zu erreichen. Das gelingt deutlich einfacher, wenn sich alle im Raum an einfache Regeln halten.
Die Projektmanagerin beantwortet fix noch ein paar Mails auf dem Smartphone, der Grafiker tuschelt mit dem Programmierer und die Chefin vom Dienst verspätet sich wie gewöhnlich um einige Minuten. Wenn eine Konferenz dermaßen chaotisch beginnt, ist es besonders schwer, die Lunte für ein Kreativfeuerwerk zu zünden und zeitnah gute Ergebnisse zu verkünden. Etwas Disziplin schadet daher auch im Büro nicht. Mit einigen einfachen Benimmregeln für Konferenzen funktioniert die Zusammenarbeit besser.
Regel 1: Sendepause für das Smartphone
Die Gier nach Neuigkeiten steckt in vielen von uns. Eintrudelnde Mails, Chatnachrichten und Kalendereinträge kann man via Smartphone von überall checken – aber bitte nicht während der Konferenz. Hier sollte sich jeder Teilnehmer auf die Diskussion konzentrieren und keine Nebenschauplätze besuchen. Das Smartphone darf daher während eines Meetings gern eine kleine Sendepause einlegen.
(Quelle: istock.com/PRImageFactory)
Regel 2: Klare Rollenverteilung
In der Regel gibt es in einem Büro nicht nur einen Alpha-Typus. Der Vorteil: Mitarbeiter, die gern die Führung übernehmen, sind ehrgeizig bei der Sache und schieben Projekte kräftig an. In einer Konferenz sollte es jedoch nur einen geben, der den Hut auf hat - der Moderator. Er oder sie leitet das Meeting, lenkt Diskussionen und behält das Ziel im Auge. Oftmals übernimmt diesen Part der Mitarbeiter, der die Konferenz organisiert hat. Dieser darf die Redezeit der Teammitglieder einteilen und den Ablauf strukturieren. Wenn alle übrigen Anwesenden das respektieren und die Konferenzleitung das Meeting gut vorbereitet hat, herrscht eine angenehme Arbeitsatmosphäre – und in dieser erzielt man gewöhnlich die besten Ergebnisse.
Regel 3: Pünktlichkeit für alle
Ist das Meeting für 11 Uhr angesetzt und um zehn nach trudeln immer noch einige Nachzügler ein, ist das eine Zumutung für die Wartenden. Um kreative Spannung aufzubauen, sollten alle gleichzeitig in die Diskussionsrunde starten. Dann hat jeder denselben Wissenstand und keiner muss im Nachhinein Infos einsammeln und das Gespräch stören. Daher gilt die Benimmregel: Zu Konferenzen bitte pünktlich und vorbereitet antreten.
Regel 4: Gesprächsnettiquette einhalten
Ihr Kollege hat Sie mit seinen Ausführungen auf eine glänzende Idee gebracht? Prima! Aber bitte warten Sie damit, diese Ihrem Team vorzustellen, bis Ihr Vorredner in Ruhe zu Ende gesprochen hat. Andernfalls verhalten Sie sich nicht nur grob unhöflich. Die übrigen Konferenzteilnehmer können der Diskussion auch nur schwer folgen, wenn jeder seinen Impulsen nachgibt und losplappert, wenn er etwas zu sagen hat. Zu den elementarsten Regeln einer Diskussion gehören daher: Jeder darf in Ruhe zu Ende reden und es redet immer nur ein Konferenzteilnehmer zur Zeit.
Regel 5: Keine Snackereien
Der kleine Hunger zwischendurch schleicht sich oftmals ohne Ankündigung an. Trotzdem ist es unangebracht, mit Mettbrötchen, Heringssalat oder Gugelhupf im Gepäck zum Meeting zu kommen. Denn: Essen lenkt ab und hinterlässt unansehnliche Spuren – nicht nur auf dem Konferenztisch. Warten Sie daher mit dem Snacken lieber, bis die Konferenz beendet ist oder eine Pause eingelegt wird. Und das nächste Mal knuspern Sie vor dem Meeting am besten einige Nüsse. Die halten lange satt und geben viel Energie für ein Feuerwerk an Idee, mit der Sie das Projekt schnell nach vorne bringen.
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Quellennachweis Headerbild: istock.com/monkeybusinessimages