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Büroumzug: Kosten im Überblick & Checkliste für den Ablauf
Ein Büroumzug sollte sorgfältig vorbereitet werden. Wer rechtzeitig alles organisiert und den Umzugsablauf clever begleitet, spart jede Menge Zeit, Geld und Nerven. Wir erklären dir, welche Kosten auf jeden Fall anfallen und liefern dir eine praktische Checkliste, damit du keinen wichtigen Schritt vergisst.
Ein Büroumzug ist zeitintensiv und verursacht hohe Kosten. Mit einer sorgfältigen Planung kannst du sowohl die Ausgaben als auch den Zeitaufwand minimieren. Dafür solltest du im Vorfeld alle Kosten kennen, die auf dich zukommen.
1. Mietkosten und Maklergebühren für das neue Büro
Anders als bei Wohnimmobilien ist die Höhe der Kaution bei Gewerbeimmobilien frei verhandelbar. Üblich sind jedoch sechs bis sieben Monatsmieten. Wenn du einen Makler mit der Bürosuche beauftragt hast, erhält dieser zudem eine Provision, diese erhält er aber in den meisten Fällen vom Vermieter. Frag also gerne nach Courtagefreien oder Provisionsfreien Flächen.
2. Renovierungskosten
Wenn du die alten Räume verlässt, müssen diese in der Regel in ihren ursprünglichen Zustand zurückversetzt werden. Das verursacht ebenso Kosten wie das Anpassen des neuen Büros durch Malerarbeiten, die Erneuerung des Bodenbelags oder die Installation einer IT-Infrastruktur. Viele Vermieter sind jedoch oft verhandlungsbereit und übernehmen diese Kosten anteilig oder vollständig.
3. Umzugskosten
Es erfordert viel Aufwand, das Inventar eines ganzen Unternehmens von A nach B zu transportieren. Ein professionelles Umzugsunternehmen übernimmt nicht nur den Transport, sondern auch den Auf- und Abbau der Möbel sowie die transportgerechte Verpackung der Gegenstände. Die Höhe der Kosten hängt von der Menge des Umzugsgutes ab.
Neben den Kosten für das Umzugsunternehmen solltest du auch die Kosten für den Ab- und Aufbau der IT-Infrastruktur, einschließlich Server, Netzwerk und Arbeitsplätze, im Blick behalten. Denke außerdem daran, einen Versicherungsschutz für den Umzug abzuschließen, der Schäden am wertvollen Inventar abdeckt. Denn: Umzugsunternehmen sind nach §451e des Handelsgesetzbuchs nur zu einer Grundhaftung verpflichtet.
4. Neues Mobiliar
Falls neue Bereiche wie eine Lounge-Ecke oder eine Dachterrasse eingerichtet und Arbeitsplätze moderner gestaltet werden sollen, muss neues Mobiliar angeschafft werden. Auch diesen Kostenfaktor solltest du in die Planung einbeziehen.
5. Unterbrechung der Arbeitszeit
Beim Umzug der IT-Infrastruktur und dem Abbau der Arbeitsplätze kann es zu einem vorübergehenden Arbeitsausfall des gesamten Unternehmens kommen. Wenn dies nicht durch Homeoffice abgefangen werden kann, entstehen wirtschaftliche Verluste.
Checkliste für den Büroumzug
Damit die Abläufe reibungslos ineinandergreifen und keine teuren Zeitverzögerungen entstehen, solltest du eine Checkliste mit den einzelnen To-Dos erstellen. Diese könnte folgendermaßen aussehen:
Planung des Büroumzugs:
Erstelle einen detaillierten Zeit- und Ablaufplan für den Umzug und informiere Mitarbeitende und Stakeholder frühzeitig über den geplanten Büroumzug.
Struktur für die neuen Büroräume erarbeiten:
Überlege dir, wie die Raumaufteilung deines neuen Büros aussehen soll. Sind bauliche Maßnahmen nötig, plane diese frühzeitig und beauftrage die entsprechenden Handwerksfirmen rechtzeitig.
Passendes Umzugsunternehmen finden:
Vergleiche die Angebote verschiedener Umzugsunternehmen und beauftrage deinen Favoriten frühzeitig, um sicherzustellen, dass der geplante Termin eingehalten werden kann.
Neue Adresse kommunizieren:
Informiere Kunden, Geschäftspartner und Lieferanten rechtzeitig über den Umzug und teile ihnen die neue Adresse mit. Aktualisiere auch umgehend die Adresse im Impressum deiner Unternehmenswebsite und bei Google Maps.
Umzug koordinieren:
Weise – oder ein mit den Abläufen des Umzugs vertrauter Mitarbeitender – die Spediteure an. Prüfe anhand einer Inventarliste, ob alle Büroartikel im neuen Büro angekommen sind und ob es Transportschäden gibt. Stelle sicher, dass die IT-Spedition ihren Job bereits erledigt hat, bevor das restliche Büroinventar ankommt.
Abnahme des alten Büros und Arbeitsbeginn im neuen Büro:
Sobald der Umzug abgeschlossen und die neuen Arbeitsplätze eingerichtet sind, hast du es fast geschafft. Nun musst du nur noch dein altes Büro an den Vermieter übergeben und im Rahmen einer gemeinsamen Begehung ein Übergabeprotokoll anfertigen. Nach der Unterschrift unter das Protokoll und der Schlüsselübergabe für das alte Büro ist dein Büroumzug abgeschlossen.