Büroflächen richtig planen: So viel Platz braucht ein effizientes Büro

Mit einer klaren Flächenplanung fürs Büro lässt sich jede Menge Mietkosten sparen – und gleichzeitig ein Wohlfühlbüro schaffen. Wie das genau geht, erklärt dieser Beitrag Schritt für Schritt.

Wenn sich ein Büro an einem Tag wie lebloser Flur und am nächsten wie ein Marktplatz anfühlt – dann fehlt vermutlich die Bedarfsermittlung der Bürofläche. Dank hybriden Arbeitsmodellen, bei denen Mitarbeitende nicht täglich präsent sind, verändern sich Anforderungen massiv. Die wesentliche Frage lautet: Wie plane ich die Bürofläche richtig und sinnvoll?

Shared-Desk: Clevere Lösung für hybrides Arbeiten

Wer Bürofläche richtig plant, spart nicht nur Miete, sondern schafft gleichzeitig flexible Arbeitswelten. Mit der Etablierung des hybriden Arbeitsmodells kommen viele Mitarbeitende nur noch an wenigen Tagen pro Woche ins Büro, Dadurch sinkt der Bedarf an festen Arbeitsplätzen. Statt feste Schreibtische gehören mittlerweile Shared Desk-Konzepte zum modernen Arbeitsplatzdesign. Diese Option nutzt den Flächenbedarf bei hybriden Modellen optimiert: Pro Person sind oft nur 0,6 bis 0,8 Arbeitsplätze nötig – ohne stilistisches oder funktionales Defizit.

Tipp: Auch die rechtlichen Vorgaben berücksichtigen! Laut Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) gilt eine Mindestfläche von etwa 8-10 m² pro Person. Doch in offenen Konzepten oder bei vielen Kommunikationszonen sind durchaus 12 m² und mehr sinnvoll, damit Ruhe- und Kreativbereiche realisiert werden können.

Flächenbedarf richtig berechnen: Fakten statt Bauchgefühl

Ein fundiertes Flächenkonzept startet mit der richtigen Analyse:

Wie viele Team-Mitglieder sind regelmäßig im Büro präsent?
Welche Räume werden wie genutzt: Fokusarbeit oder Teammeeting?
Gibt es Stillstände oder Überbelegungen bei Sitzplätzen?

Moderne Tools helfen weiter: Belegungssensoren, Desk-Booking-Systeme oder gezielte Mitarbeiterbefragungen liefern datenbasierte Erkenntnisse. So stellt sich oft heraus: Leerstände verstecken sich im Open Space und ineffiziente Zonen schlucken Budget.

Extrapunkte für Raumgefühl: Qualität vor Quadratmetern

Effiziente Büroflächenplanung heißt: nicht bloß sparen, sondern intelligent gestalten. Folgende Bereiche sollten in keinem modernen Büro fehlen:

Kommunikationszonen: Für spontane Meetings oder kurze Feedback-Runden
Rückzugsbereiche: Für konzentriertes Arbeiten in Ruhe
Multifunktionsräume: Für Workshops, Schulungen oder hybride Meetings
Kreativ- und Loungeecken: Für informellen Austausch, Brainstorming & Erholung

Plus: Ergonomische Möbel, Pflanzen und gute Akustik sorgen dafür, dass sich Mitarbeitende wohlfühlen und wirklich gern ins Büro kommen.

Zusätzliche Fakten & Tipps zur Flächennutzung

Flottenwechsel & Desk Rotation: Teams mit flexibler Präsenzstruktur sollten Desk Rotationspläne einführen – das sorgt für regelmäßige Nutzung und verhindert Leerstand.
Conversion-Faktor Homeoffice: Wer regelmäßig Homeoffice erlaubt, sollte einen „Conversion-Faktor“ in die Desk-Planung einbeziehen, z. B. 0,6 Arbeitsplätze bei 40 % Homeoffice-Quote.
Meetingraum-Prognose einbauen: Für hybride Meetings mit Remote-Kollegen empfiehlt es sich, jede fünfte Meetingzone in die Planung einzubeziehen – inklusive digitaler Ausstattung wie Kameras oder Whiteboards.
Flächenanteile für Supportbereiche: Technikräume, Kopierstationen, Pausenräume & Empfang nehmen typischerweise rund 15–20 % der Gesamtfläche ein. Das sollte bei der Planung berücksichtigt werden.
Zukunftssicherheit und Skalierbarkeit: Wer plant, mittelfristig noch zu wachsen, sollte einen Puffer von ca. 10 % sicherheitshalber einrechnen. Das erspart teures Nachmieten.

Fazit: Weniger Fläche, smarter nutzen – für ein Büro mit Wow-Effekt

Echte Büroeffizienz entsteht nicht durch maximale Einsparung, sondern durch smarte Planung. Mit datenbasierter Bedarfsermittlung, Shared Desk-Konzepten und Raumqualität entsteht ein Umfeld, das Mitarbeitende motiviert und die Unternehmenskultur stärkt.

Wer Bürofläche richtig plant, von rechtlichen Vorgaben über Desk Sharing bis hin zum Raumgefühl, kann pro Quadratmeter sparen, ohne Stühle stapeln zu müssen. Und am Ende stehen Mitarbeitenden in einem Büro, in das sie gern kommen – zumindest fast immer auch montags 😉.

Mit der richtigen Büroflächenstrategie lassen sich Kosten reduzieren und gleichzeitig moderne Arbeitswelten schaffen.